¿Cómo controlan las empresas sus gastos de representación?

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La política de gestión de las facturas de viajes y representación se ha definido mucho más tras la crisis y la generación de diversos escándalos, aunque la empresa local siempre los ha mantenido bajo un férreo control y seguimiento.

El caso de las tarjetas Black de la fundida Caja Madrid es el más extremo de la picaresca de los empleados para pasar gastos que traen de cabeza a las empresas. Por otro lado, el caso Urdangarín, uno de los más mediáticos de los últimos tiempos, fue justificado como gastos de representación por parte del gobierno Balear.

No obstante, nos dicen las estadísticas que son situaciones que difícilmente ocurrirán en la Comunidad foral, como asegura Carlos Fernández Valdivielso, secretario general de la Confederación de Empresarios de Navarra (CEN): “En Navarra, hay una contención de gastos innata y, por tradición, el empresariado navarro vigila mucho esa partida”.

Pero vayamos a los tipos de gastos. Los de viaje son los generados por la propia actividad de la fuerza de venta, como los desplazamientos, las carreras de taxi, la manutención o el alojamiento de los empleados (en su mayor parte del departamento comercial). Por otro lado, los gastos corporativos están destinados a ‘representar’ a la empresa ante clientes y proveedores, por lo que incluyen: estancias en hoteles para clientes, invitaciones a comidas o cenas, regalos dirigidos a clientes y proveedores, invitaciones y entradas a distintos espectáculos de ocio o deportivos, talleres varios… Un sin fin de actividades que trabajan el marketing y las RRPP de la compañía.

Pese a que pertenecen a partidas presupuestarias diferentes, en ciertas ocasiones los gastos de representación y de viajes se solapan y, sin duda, hablamos de un gasto necesario para la compañía, que hemos analizado en NavarraCapital.es

MENOS REPRESENTACIÓN, PERO MÁS GASTOS DE VIAJE
Es obvio que ha habido una preocupación especial con la crisis y un ajuste a nivel general, como nos confirma ARPA Abogados PortadaBelén Hevia, de Hevia Chávarri Asesores: “Efectivamente, desde que arrancó la crisis y sobre todo en los años en que fue más dura, las empresas han tendido a controlar todo tipo de gastos. Y en concreto los de representación son una de las partidas que más se ha visto afectada ya que en muchos casos se ha considerado que son los más ‘superfluos’”.
“Con la crisis”, nos aseguran desde ARPA Abogados Consultores, “se incrementa el control y seguimiento de este tipo de gastos, al igual que cualquier otro tipo de gastos. Hecho que también se produce cuando hay crecimiento, para que el crecimiento sea ordenado y no haya sorpresas. Controlar muy de cerca los gastos y fijar cuáles son realmente necesarios y descartar los que no lo son es algo esencial en una empresa y es una de las causas de su buena salud.”

No obstante, con los gastos de viaje, ha ocurrido en muchos casos que “las empresas se han visto obligadas a ‘ir más lejos’ para vender sus productos, a menudo al extranjero y esto, lógicamente, supone mayores costes de desplazamiento que se han sumado a esa partida”, nos explica Hevia.

A pesar de ese esfuerzo extra de las compañías por diversificar y llegar a otros mercados, es obvio que estos gastos se han ajustado en los últimos años y se han definido, no tanto para evitar la picaresca de algunos empleados, sino por sentido común ante una situación económica complicada. También se ha facilitado su tramitación. No obstante, el equilibrio entre gastar debidamente y controlar en exceso es lo más deseable, pues una cosa es la contención de gastos, que la hacen todas las empresas y siempre se ha hecho, y otra cosa es el recorte, que se hace cuando la empresa está ‘achuchada‘. El problema del recorte es que llegue Navidad y no tengas ni un detalle con tus empleados. Nos comentan varios empresarios que lo normal es utilizar el sentido común, tanto en la contención de gastos como en el gasto en las necesidades varias.

¿ADELANTAR LOS GASTOS?
El gasto suele correr en un primer momento por cuenta del empleado y posteriormente le es reembolsado por la empresa, tras la debida justificación del importe.

En Cinfa cuentan con una política que regula los distintos aspectos a nivel de gestión y control de gastos de viaje, “y la contratación de viajes y alojamientos se centraliza a través de una agencia con la que ya tenemos pactados precios de empresa en determinados transportes y hoteles”, algo habitual en otras compañías navarras.Fachada Laboratorios CINFA

Antes, era fácil ver empresas que fijaban cantidades mensuales para gastos de representación asignadas a los directivos, de manera que era como un pago en especie, pero es una práctica cada vez más rara, ahora, los directivos deben justificar los gastos de representación en los que incurren. A determinados niveles, como en dirección o en secretarías generales, estos gastos se abonan directamente con medios de pago de la empresa (principalmente tarjetas de crédito cedidas a los empleados).

En el caso de la Red Comercial, Cinfa cuenta con “un sistema informático específico en el que cada delegado introduce el registro de todos sus gastos (dietas, equipos, parking…). A partir de ahí, es el jefe de ventas el que mensualmente valida esas partidas para que sean abonadas a cada empleado. Así mismo, todos los recibos o justificantes de gastos son recepcionados por el departamento de Servicios Comerciales, para su archivo y control”. Sin duda, las nuevas tecnologías han supuesto un avance en cuanto a la gestión de gastos: “Tal vez la mayor novedad han sido los passbook o billetes electrónicos, que podemos descargar en el móvil y nos evitan tener que llevar billetes impresos, pero por lo demás, las gestiones como tal se siguen haciendo mayoritariamente por teléfono e email”, detallan en Cinfa.

LA OTRA CARA DE LA CONTENCIÓN DE GASTOS
Ellos también son empresarios y han tenido que ajustar gastos durante la crisis. Son los empresarios hosteleros, que han padecido el ajuste de su entorno, como nos explica Jesús Berisa, gerente del Complejo Castejón y de El Toro: “En los años duros de la crisis sí que se notó un descenso de los viajes de empresa con lo que tanto pernoctaciones como dietas se reducían. Se tendía a hacer más gestiones a distancia para ahorrar costes”.

Algo que corrobora Víctor Sánchez, director del Hotel Tres Reyes: “Se ha notado ese ajuste de gastos y la gente ha salido menos, pero es cierto que se empieza a ver más movimiento. Se espaciaron las reuniones de dos días, pero se están reactivando. Y aunque algunas empresas no redujeron sus visitas, porque ya era algo que tenían muy controlado, es cierto que muchas de ellas hicieron un ajuste o congelación de tarifas en estos años”.

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“Afortunadamente”, añade Jesús Berisa, “la tendencia ha cambiado y estamos volviendo a niveles pre-crisis. En general, las reuniones presenciales siguen siendo más efectivas y la mayor alegría económica hace que se reactiven los viajes de empresa”.

Y nos comenta Víctor Sánchez: “Desde el año 2014, se nota una progresiva mejora y está habiendo más demanda, aunque a los precios de venta todavía les está costando”. Y aporta datos generales de Pamplona donde: “ha habido, a nivel general, dos puntos más de ocupación en 2017 que en el año anterior. Estos puntos más equivalen a un 3,5% más de clientes“.

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